С ростом темпа жизни мы часто оказываемся в тупике, не зная, за что хвататься и куда бежать. В итоге — пугающий список дел каждое утро, «безразмерный» рабочий день и хронический стресс. Иногда кажется, что такой замкнутый круг нельзя разорвать.
С этой проблемой некогда справился бывший американский президент Дуайт Дэвид Эйзунхауэр. Он создал свой метод расстановки приоритетов, который позже вошел в базовые приемы тайм-менеджмента под названием «Матрицы Эйзенхауэра». Суть модели достаточно проста: вы ежедневно составляете список всех дел. И для каждого дела определяется только два критерия: его важность и его срочность.
Подсчитано, что примерно 20% наших дел будут важными. Выполнение таких дел приближает вас к намеченной цели и выводит на качественно новый уровень жизни. Интересно, что большая часть из этих дел окажутся срочными. Другая категория — не важные, но срочные дела: они требуют вашего времени, но при этом никак не влияют на ваши глобальные жизненные цели, на ваше развитие как профессионала или как личности.
Принцип Эйзенхауэра заключается в том, что наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны откладываться на потом под давлением обстоятельств, т.е. дел срочных, но не важных.
Комбинации важности и срочности дают нам 4 класса приоритетов. И соблюдение их иерархии в вашем рабочем графике — главное условие успеха и минимизации роли стресса в вашей жизни.
1 — Срочное и важное: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они нужны для достижения цели и должны быть выполнены здесь и сейчас.
Например: сдать экзамен в МВА (экзамен нельзя отложить, с другой стороны, его успешная сдача выводит вас на качественно иной уровень как специалиста, поэтому это дело важное и срочное одновременно).
2 — Не срочное и важное: важные дела, которые помогают вашему развитию или развитию бизнеса, но их не обязательно делать сегодня. Просто регулярно находите время на выполнение таких дел, чтобы двигаться к своей цели.
Пример: выучить спряжения глаголов в английском языке.
3 — Срочное и не важное: эти дела очень часто «маскируются» под важные. На самом деле, если вы зададите себе вопрос: «Приближает ли меня это дело к моей цели?», то в 80% случаев ответ будет «нет». Тем не менее, рутина требует своего ежедневного выполнения.
4 — Не срочное и не важное: дела, которые можно отложить в долгий ящик. Эйзенхауэр был уверен, что, если рабочий график плотный, то эти дела можно не делать вообще. На вашу жизнь это никак не повлияет, а вот от стрессов освободит, ведь у вас появится время для более важных дел. Пример: съездить на свадьбу троюродного брата жены.
При составлении матрицы соблюдайте «правило преимущества»: «важное» всегда стоит перед «срочным», т.е. оно приоритетно. Необязательно выполнять все то, что оказалось с пометкой «срочно». Некоторыми срочными делами можно пренебречь ради важных. Для рационального планирования времени лучше всего начинать работу с дела, стоящего под номером 1 в группе 1, и только потом приступать к номеру 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были для вас. Если в финале рабочего дня вы не одолели всю «кучу дел» из группы I, то на следующий день начинать работу надо именно с этой группы, а точнее — с первой задачи в очереди.
Признаком кризиса считается, когда важные и несрочные дела постепенно «переезжают» в категорию важных и срочных. Это говорит о неумелом планировании и избытке неважных и срочных дел в вашем графике. Вряд ли у вас хватит времени, чтобы сделать все, что вам хочется, и все, чего от вас ждут другие. Поэтому лучше сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, что приближает вас к успеху.
Наталья Шпынова
Статья взята из «Фармацевтического вестника» №6/877 от 21 февраля 2017 г.